Atelier d’élaboration du plan quinquennal de communication du Centre Hospitalier Universitaire Bocar Sidy SALL de Kati

L’an deux mille dix-neuf, du sept au onze janvier, se sont tenus dans la salle de réunion du service d’imagerie médicale, les travaux de l’atelier d’élaboration du plan de communication 2019-2023 du CHU-BSS de Kati.

Les travaux ont débuté avec la cérémonie d’ouverture qui a été marquée par deux (02) interventions, à savoir :

-          L’introduction par la représentante du Directeur du CNIECS, qui a remercié la Direction Générale de l’hôpital pour cette initiative visant à améliorer la communication interne et externe.

-          Le discours d’ouverture du Directeur Général de l’hôpital qui après avoir remercié et souhaité la bienvenue aux participants, leurs a adressé ses vœux de nouvel an. Il a ensuite rappelé les objectifs de l’atelier et l’importance du plan de communication qui est un outil indispensable pour le bon fonctionnement d’un hôpital et la satisfaction des usagers. Enfin, le Directeur a aussi signalé que le ministère de tutelle avait instruit l’élaboration d’un plan de communication appuyé par une recommandation du Conseil d’Administration.

Suivant le programme inscrit à l’ordre du jour, il a été procédé à la présentation des participants, des objectifs de l’atelier ainsi que des formalités administratives. Ceci a été suivi par la lecture/l’adoption de l’agenda, l’élaboration des normes de travail et la désignation des rapporteurs du jour et de l’atelier.

Ont pris part à cet atelier, les représentants des structures ci-dessous :

§  Centre National d’Information d’Education et de Communication pour la Santé (CNIECS)

§  Direction Nationale de la Santé (DNS)

§  Agence Nationale d’Evaluation des Hôpitaux (ANEH)

§  Agence Nationale de Télésanté et D’Informatique Médicale (ANTIM)

§  Direction Générale de l’Hôpital

§  Conseil d’Administration de l’Hôpital

§  Centre de Santé de Référence de Kati (CSREF)

§  Mairie de la commune urbaine de Kati

§  Union des Radios et Télévisions Libres (URTEL)

§  Service local de la Promotion de la Femme de l’Enfant et de la Famille (DRPFEF)

§  Société Civile : ONG Le/Tonus

§  Djénné Communication

§  Les représentants  des différents services de l’hôpital.

Les travaux proprement dits ont commencé par trois (03) présentations par les facilitateurs :

-          Les résultats du sondage rapide sur la communication du CHU-BSS de Kati dont les objectifs visaient à :

·         Analyser les perceptions et préoccupations des usagers et du personnel de l’hôpital de Kati en matière de communication.

·         Apprécier les canaux/moyens de communication interne

·         Apprécier les canaux/moyens de communication externe/relations publiques

·         Identifier les acquis et faiblesses de la communication de l’hôpital de Kati

·         Proposer des recommandations stratégiques pour améliorer la communication.

-          Le processus P : est un outil d’élaboration du plan et de mise en œuvre des activités de communication qui s’articule sur cinq (05) étapes :

o   Etape 1: Analyse

o   Etape 2: Conception stratégique

o   Etape 3: Élaboration et pré-test

o   Etape 4: Mise en œuvre et suivi

o   Etape 5: Evaluation et reprogrammation

 

-       Canevas du plan de communication : qui donne l’ossature du document en douze (12) points

A la suite de ces présentations, quelques questions de compréhension ont été discutées par les participants entre autres la prise en charge totale des patients démunis, l’information des usagers, l’amélioration des conditions de travail.

Après ces présentations, les participants ont été répartis en trois (03) groupes de travail avec les mandats ci-dessous :

Groupe 1 : Aperçu sur les données socio administratives et démographiques, Contexte/Analyse de situation

Groupe 2 et 3 : Analyse FFOM

-          Forces

-          Faiblesses

-          Opportunités

-          Menaces

Ensuite interviendra la plénière sur les travaux des groupes deux (02) et trois (03). Beaucoup de discussions ont été faites sur l’analyse FFOM. Les observations les plus pertinentes ont porté sur les points suivants :

-          Volonté de la Direction pour mettre en place une communication efficace et efficiente

-          Existence de 2 guichets au bureau des entrées

-          Existence d’un logiciel de gestion de l’hôpital

-          Tenue de réunions interservices, de staff, d’assemblées générales.

-          L’existence de la flotte mobile santé et d’interphone entre les services

-          Existence de notes de services, de circulaires, de comptes rendus, rapports

-          Existence de filet social.

Après la plénière, les participants ont continué les travaux dans leurs groupes respectifs sur l’identification des problèmes, l’analyse causale et les comportements à promouvoir.

La troisième journée a commencé par la poursuite des travaux de groupe, suivi de plénière des groupes deux et trois. Les problèmes identifiés ont porté sur :

-          Les usagers du CHU de Kati ne bénéficient pas d’un bon accueil et d’une orientation adéquate à tous les niveaux

-          Le personnel de l’hôpital ne communique pas suffisamment entre eux

-          Le personnel ne donne pas assez d’informations aux patients et accompagnants sur leurs maladies et les conseils pratiques

-          L’hôpital n’informe pas suffisamment les usagers par rapport aux services et au circuit de paiement

-          Insuffisance de ressources financières allouées

-          Risques d’arnaque des usagers

-          Insuffisance d’information des usagers  sur le circuit de paiement

-          Insuffisance des ressources matérielles

-          Faible capacité de fonctionnalité des nouvelles spécialités

-          Méconnaissance des nouvelles spécialités par les usagers

Après ceux-ci, le groupe 1 a présenté le résultat de ses travaux qui portaient sur deux points essentiels à savoir :

-          Aperçu sur les données socio administratives et démographiques

-          Contexte/Analyse de situation

Après quelques contributions se rapportant à leurs résultats, les travaux de groupe ont continué jusqu’au dernier jour et portaient sur :

·         Groupe 1 : la vision, les objectifs de communication, les groupes cibles et Axes stratégiques

·         Groupe 2 et 3 : Remplissage du cadre logique (Résultats, activités, canaux et supports, indicateurs de  performance, responsable, période).

La suite des travaux du dernier jour ont porté sur les plénières des thèmes cités ci-dessus. Certaines recommandations ont été formulées au cours de l’atelier :

1.      Organiser les services en département

2.      Développer et rechercher le partenariat avec les ONG et Les PTF (CA et direction générale)

3.       Sensibiliser à l’interne sur la prévention des maladies

4.      Impliquer tous les acteurs (personnel et usagers) dans le processus de communication pour la satisfaction de tous.

5.       Renforcer les capacités en outils informatiques les chefs de services et surveillants (ordinateurs, tablettes) pour le traitement des courriers.

6.       Installer les câbles pour étendre le réseau à tous les services,

7.       Créer un service informatique pour la formation et la maintenance du parc informatique.

8.       Veiller à l’application de la transmission des courriers au niveau des services

9.       Assurer le suivi des  recommandations des réunions

10.   Créer un service de communication au sein de l’hôpital

 

 

ATELIER